Ausgangslage
Eine mittelständische Unternehmensberatung mit mehreren Berater:innen und Key Account Managern (KAM) führt ihr komplettes Trainings- und Workshopgeschäft über Dolibarr. Statt Excel-Listen für Angebote, eine separate Tabelle für Provisionen und ein drittes Tool für die Kapazitätsplanung läuft alles auf derselben Instanz – von der Kundenanfrage bis zur Umsatz- und Deckungsbeitragsauswertung.
Was umgesetzt wurde
Kundenprojekte als Klammer
Jeder Kunde bekommt ein eigenes Projekt, dem sämtliche Trainings, Workshops und Coachings zugeordnet werden. Termine, Teilnehmer:innen und Kontaktpersonen hängen direkt an diesen Terminen, Agenda und Ressourcenverwaltung sorgen dafür, dass Trainer:innen und Räume nicht doppelt verplant werden. Wiederkehrende Formate wie Coachings laufen über eine eigene, gefilterte Übersicht – auf einen Blick ist sichtbar, wer aktuell in Betreuung ist.
Vom Angebot zur Rechnung
Jede Anfrage wird als Angebot erfasst, inklusive Positionen für Trainingstage, Reisekosten und Zusatzleistungen. Nach Zusage entsteht daraus ohne erneute Eingabe die Rechnung. Weil Angebots- und Rechnungspositionen mit demselben Produktkatalog arbeiten, stimmen Leistungsbeschreibung und Preis von der ersten Offerte bis zur Schlussrechnung überein – inklusive Eingangsrechnungen für externe Trainer:innen, die demselben Projekt zugeordnet werden.
Vertriebsprovision automatisch berechnet
Jede Angebots- bzw. Rechnungsposition trägt ein Provisionsfeld, das entweder einen Standardsatz übernimmt oder produktspezifisch abweicht. Ein eigener Bericht wertet daraus je KAM und Projekt Umsatz, Deckungsbeitrag und Vertriebsprovision aus – wahlweise als Monatsübersicht oder bis auf die einzelne Rechnungsposition heruntergebrochen, inklusive Exportfunktion für die Lohnverrechnung.
Automatischer e-Learning-Zugang
Ist ein Training gebucht, legt Dolibarr direkt aus dem Kontakt der Teilnehmer:in per Klick einen Zugang in der angebundenen Moodle-Lernplattform an – inklusive automatischer Einschreibung in die passenden Kurse und Zuordnung zur richtigen Kundengruppe, erkannt am hinterlegten Firmenkürzel. Zugangsdauer (z. B. 30 Tage, 1 Jahr oder unbefristet) wird direkt mitgegeben, ein Agenda-Eintrag im Kontakt dokumentiert automatisch, welche Kurse wann freigeschaltet wurden. Kein manuelles Anlegen von Zugängen mehr auf der Lernplattform, keine Excel-Liste zur Nachverfolgung, wer welchen Kurs sehen darf.
Budgetplanung & Reporting
Eine eigene Budget- und Kostenplanung stellt geplanten und tatsächlichen Umsatz, variable und fixe Kosten quartalsweise sowie im Jahresverlauf gegenüber. Ergänzend zeigen Auswertungen nach Kunde, KAM und Monat, wo Umsatz und Auslastung stehen, welche Geschäftspartner offene Projekte haben und wie ausgelastet einzelne Berater:innen aktuell sind – Grundlage für die nächste Kapazitäts- und Personalentscheidung.
Was außerdem im System läuft
Teilnehmerunterlagen und Zertifikate im Dokumentenmanagement, Zahlungseingänge per Bankabgleich, Buchhaltungsexport für die Steuerberatung. Ein System für Vertrieb, Durchführung, e-Learning-Zugang und Abrechnung – ohne Medienbrüche zwischen Angebot, Projekt, Rechnung und Provisionsabrechnung.
Wie wir solche Projekte abwickeln, steht auf der Übersicht der Referenzprojekte; die dabei entstandenen Eigenentwicklungen finden sich unter Module.